Ab 2027 gültig: Die neue EU-Maschinenverordnung einfach erklärt

Die bisherige Maschinenrichtlinie stammt aus 2006. Mit der neuen Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 wird der Ordnungsrahmen modernisiert und europaweit vereinheitlicht. Anders als eine Richtlinie ist die Verordnung unmittelbar geltendes Recht in jedem EU-Land – nationale Unterschiede in der Auslegung sollen so beseitigt werden. Veröffentlicht am 29. Juni 2023, tritt die Verordnung nach einer Übergangszeit am 20. Januar 2027 vollständig in Kraft. Bis zu diesem Stichtag gilt noch die alte Richtlinie, doch Hersteller sollten jetzt schon beginnen, sich auf die neuen Anforderungen einzustellen.

Ein zentrales Anliegen der Reform ist es, neue Technologien und Risiken abzudecken (z.B. kollaborative Roboter, vernetzte Maschinen, KI) und den Dokumentationsaufwand zu entbürokratisieren. Gerade letzterer Punkt – weniger Papier, mehr digitale Informationen – dürfte viele Unternehmen freuen.

Warum? Weil technische Dokumentation in Papierform aufwendig und teuer ist. Besonders Sondermaschinenbauer begrüßen die Möglichkeit, digitale Betriebsanleitungen bereitzustellen, „da die Erstellung von Betriebsanleitungen in Papierform viele Ressourcen bindet“ und intern ohnehin vieles schon digital vorliegt. Die Verordnung schafft hier also eine zeitgemäße Grundlage, um Dokumentation effizienter zu gestalten und den Zugang zu Informationen zu erleichtern.

Dokumentationspflichten nach der neuen Maschinenverordnung

Hersteller müssen auch künftig jeder Maschine bestimmte Unterlagen beifügen – vor allem die Betriebsanleitung und die EU-Konformitätserklärung (CE-Erklärung). Neu ist, dass diese Dokumente nicht mehr zwingend gedruckt mitgeliefert werden müssen, sondern digital bereitgestellt werden dürfen. Das heißt, ein Unternehmen könnte etwa auf seiner Website ein Download-Portal für die Anleitungen einrichten, statt jedem Gerät einen dicken Papierordner beizulegen.

Allerdings sind mit der digitalen Bereitstellung einige Auflagen verbunden, damit die Nutzer der Maschine nicht im Regen stehen:

• Zugriffshinweis am Produkt: Ist die Anleitung digital, muss am Produkt (oder notfalls auf der Verpackung/Beilage) klar angegeben sein, wie man sie findet. Oft geschieht dies durch einen gut sichtbaren Link oder QR-Code auf dem Typenschild oder in den Unterlagen. Nutzer müssen sofort erkennen können, wo die digitalen Instruktionen abrufbar sind.

• Download- und Druckbarkeit: Die digitale Anleitung muss in einem geeigneten Format vorliegen, sodass die Nutzer sie ausdrucken, als Datei herunterladen und lokal speichern können. Es reicht nicht, die Anleitung nur über ein spezielles Maschinen-Display zugänglich zu machen. Ziel ist, dass Anwender jederzeit Zugriff haben – insbesondere auch im Notfall, wenn die Maschine ausfällt oder offline ist. Ein gängiges Format wie PDF wird empfohlen, da es weit verbreitet und zukunftssicher ist.

• Langfristige Verfügbarkeit: Die Anleitung muss online bleiben für die erwartete Lebensdauer der Maschine, mindestens jedoch 10 Jahre ab Inverkehrbringen. Selbst viele Jahre nach dem Kauf soll der Kunde also noch problemlos auf die Dokumentation zugreifen können. Praktisch bedeutet das: Der Hersteller braucht eine zuverlässige Lösung (Webserver, Datenbank etc.), um die Dateien über ein Jahrzehnt hinweg bereitzuhalten – auch wenn das Produkt längst vom Markt ist. (Unklar ist laut Experten allerdings, wie im Falle einer Betriebseinstellung die Verfügbarkeit sichergestellt werden soll. Hier wird die Praxis zeigen, wie mit Archivierung umgegangen wird.)

• Kostenloser Druckservice auf Anfrage: Manche Kunden bevorzugen trotz aller Digitalisierung weiterhin Papier. Verlangt ein Kunde beim Kauf explizit eine gedruckte Anleitung, muss der Hersteller innerhalb von einem Monat kostenlos eine Papierfassung liefern. Diese Regel stellt sicher, dass niemand benachteiligt wird, der keine digitalen Medien nutzen kann oder will. Für den Hersteller bedeutet es, organisatorisch einen Prozess vorzusehen, um solche Anfragen zügig abwickeln zu können (z.B. Versand von Print-PDFs aus dem Zentrallager).

• Sicherheitsinformationen für Verbraucher: Eine wichtige Einschränkung gibt es bei verbraucherorientierten Maschinen (bzw. solchen, die auch von Laien bedient werden könnten). In diesen Fällen schreibt die Verordnung vor, dass die wesentlichen Sicherheits- und Gebrauchshinweise weiterhin in gedruckter Form mitgegeben werden müssen. Konkret sind damit mindestens die Angaben zu Montage, Inbetriebnahme, Verwendung, Wartung und Transport gemeint – also alles, was für die sichere Nutzung unerlässlich ist. Hersteller dürfen hier zwar zusätzlich eine komplette digitale Anleitung anbieten, müssen aber sicherheitsrelevante Kerninformationen auf Papier beilegen (z.B. ein gedrucktes Schnellstart-Heft mit Warnhinweisen für den Endkunden).

Zwei Mitarbeiter greifen per Tablet auf digitale Maschinen-Dokumentation zu. Die neue Verordnung ermöglicht es Herstellern, Betriebsanleitungen, Ersatzteillisten und andere Unterlagen digital bereitzustellen – unter Einhaltung bestimmter Bedingungen.

Digitale Konformitätserklärung (CE-Dokument)

Neben der Betriebsanleitung darf auch die EU-Konformitätserklärung – das Dokument, in dem der Hersteller die Einhaltung aller CE-Vorschriften bescheinigt – digital zugänglich gemacht werden. Bisher musste diese Erklärung vielen Produkten in Papierform beiliegen. Künftig kann der Hersteller statt eines Papierausdrucks einen Online-Zugang bereitstellen, etwa indem er in der Anleitung einen Internet-Link oder QR-Code abdruckt, unter dem die Konformitätserklärung abgerufen werden kann. Die Bedingungen ähneln der digitalen Anleitung: Die Erklärung muss für mindestens 10 Jahre online verfügbar sein.

Vorsicht: Wenn noch andere EU-Richtlinien gelten, kann es Ausnahmen geben. Beispielsweise verlangt die ATEX-Richtlinie (Explosionsschutz) weiterhin eine papierte Konformitätserklärung, falls zutreffend. Doch für rein unter die Maschinenverordnung fallende Produkte ist die digitale CE-Erklärung vollkommen zulässig – und spart allen Beteiligten Papierkram.

Was bedeuten diese Änderungen für Hersteller?

Zunächst einmal mehr Flexibilität und Potenzial für Kosteneinsparungen. Kein Druck und Versand mehr von hunderten Seiten Handbüchern pro Maschine – das reduziert Druck-, Logistik- und Update-Aufwand. Änderungen in der Anleitung (z.B. Korrekturen, neue Sprachfassungen) können digital leichter eingepflegt werden, ohne auf Altbestände gedruckter Handbücher zu stoßen. Gerade für komplexe Maschinen oder Varianten lassen sich digitale Anleitungen zudem kundenindividuell bereitstellen – etwa per Seriennummer abrufbar, damit jeder Kunde genau die passende Doku erhält.

Allerdings stellen die Vorgaben auch organisatorische Anforderungen: Die Hersteller müssen gewährleisten, dass digitale Inhalte langfristig online sind und im Ernstfall (Serverausfall, Firmenübernahme etc.) weiter bereitstehen. Das erfordert eine durchdachte IT-Infrastruktur oder die Nutzung spezialisierter Dienste. Zudem sollte man sicherstellen, dass Zugriffsinformationen (Links, QR-Codes) auf der Maschine dauerhaft lesbar bleiben und nicht durch Verschleiß unkenntlich werden. Nicht zuletzt ist ein Prozess nötig, um Papieranfragen binnen Monatsfrist zu bedienen – z.B. über einen Print-on-Demand-Service oder hinterlegte PDF-Versionen, die schnell ausgedruckt werden können.

🛠️ Praxis-Tipp: Digitale Dokumentation effizient umsetzen

Die neue Maschinenverordnung gibt Herstellern die Möglichkeit, ihre Dokumentation endlich digital zu organisieren – aber sie verlangt auch klare Strukturen, Nachvollziehbarkeit und dauerhafte Verfügbarkeit. Wer hier frühzeitig umstellt, spart nicht nur Druckkosten, sondern verschafft sich auch im Service, bei Rückfragen und bei Updates einen echten Vorteil.

Doch wie setzt man das in der Praxis um – ohne eigene IT-Projekte aufzusetzen?

Mit Simpl steht Maschinenherstellern eine spezialisierte Plattform zur Verfügung, mit der sich:

• Betriebsanleitungen, Stücklisten, Wartungshinweise und CE-Erklärungen digital verwalten,

• über QR-Codes direkt an der Maschine zugänglich machen,

• und für Kunden, Techniker oder Vertriebsteams zielgerichtet bereitstellen lassen.

✅ Die Informationen sind dauerhaft verfügbar, versionierbar und strukturiert auffindbar – auch für Maschinen, die schon seit Jahren im Feld sind.

✅ Auf Wunsch können Inhalte automatisch druckbar gemacht oder in mehreren Sprachen bereitgestellt werden.

✅ Und: Auch die Anforderung einer Druckversion durch den Kunden lässt sich in Simpl mit wenigen Klicks organisieren – inklusive Nachweis der Auslieferung.

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Fazit

Die neue EU-Maschinenverordnung bringt ab 2027 erhebliche Erleichterungen bei der Dokumentationspflicht. Digitale Betriebsanleitungen sind endlich offiziell erlaubt, was den Dokumentationsprozess moderner und effizienter macht. Hersteller sollten die Zeit bis zum Inkrafttreten nutzen, um ihre Dokumentationsstrategie anzupassen und geeignete digitale Lösungen einzuführen. Wer früh anfängt, profitiert sofort – etwa durch eingesparte Druckkosten und eine bessere Informationsversorgung der Kunden. Am Ende steht nicht nur die Erfüllung der rechtlichen Pflichten, sondern auch ein echter Mehrwert für Kunden und Service. Mit der richtigen Vorbereitung und Tools wie Simpl lässt sich die Umstellung meistern, sodass man 2027 bestens gerüstet in die Zukunft der digitalen Maschinendokumentation starten kann.

Quelle: Die Informationen in diesem Beitrag basieren auf der EU-Verordnung 2023/1230